Wenn man Menschen zuhört, scheint es fast normal, dass Projekte stocken oder scheitern. Die gute Nachricht: man kann einiges tun, um Projekte erfolgreich abzuschließen.

Stolperstein „Knappe Ressourcen“:

Unternehmen stehen vor einer Vielzahl an Aufgaben. Verschiedenste Stakeholder haben unterschiedliche Erwartungen. Rechtliche Vorgaben müssen erfüllt werden. Kund:innen erwarten Innovationen und pünktliche Lieferung. Marktbegleiter schlafen nicht,  Mitarbeitende formulieren Ansprüche. Investoren wollen Gewinne sehen.

Gleichzeitig ist Arbeitskraft knapp, um all die Anforderungen zu erfüllen. Kaum eine Branche, die nicht über Fachkräftemangel klagt. Und in Zeiten wirtschaftlicher Flaute fehlt es auch oft auch an finanziellen Ressourcen.

Lösung:

• Priorisieren Sie Ihre Projekte, z.B. anhand der Eisenhower-Matrix.
• Fokussieren Sie sich auf die wirklich wichtigen und dringenden Projektziele. Weitere  Projektziele können in einem Folgeprojekt bearbeitet werden.
• Holen Sie bei Bedarf externe Unterstützung, z.B. externe Fachleute oder eine Projektmanagerin wie mich 😉 .

Stolperstein „Faktor Mensch unterschätzen“

Auch mit zunehmendem Einsatz von KI bleibt Projektarbeit menschlich.

Gelingt es einem Projektteam nicht, gut und effizient zusammenzuarbeiten, kann dies den Projekterfolg gefährden.

Individuelle Ziele (fachlich wie emotional) können erheblich von den Projektzielen abweichen. Beispiel: der Rechnungsworkflow soll automatisiert werden. Ein Abteilungsleiter fürchtet bei erfolgreicher Umsetzung einen Autoritäts-/Machtverlust, denn bisher hat er über die Freigabe entschieden. 

Lösung

• Fördern Sie offene Kommunikation im Team und leben Sie diese vor.
• Identifizieren Sie individuelle Ziele der Projektbeteiligten. Welche Ängste oder Sorgen liegen dahinter?
• Adressieren Sie Konflikte im Projektteam. Machen Sie sich bewusst, dass die Ursachen auch außerhalb des Projektes liegen könnten.
• Kommunizieren Sie klar die Bedeutung des Projektes für den Unternehmenserfolg.
• Beziehen Sie Mitarbeitende aus allen Bereichen, die von der Veränderung  betroffen sein werden, ein.

Stolperstein „Fehlende Klarheit“

In Projekten erlebe ich oft, dass es an Klarheit fehlt.
Unklare Strukturen und Prozesse, unzureichend definierte Ziele/Nicht-Ziele, unbeachtete Stakeholder oder nicht eindeutig zugewiesene Ressourcen führen zu Ineffizienz und Unzufriedenheit.

Lösung

• Definieren Sie einen klaren Projektauftrag mit Zielen/Nicht-Zielen, Projektteam und zugewiesenen Ressourcen.
• Stellen Sie sicher, dass das Management hinter dem Projekt und dem Projektteam steht.
• Legen Sie Strukturen, Rollen und Entscheidungswege fest.
• Definieren Sie den Informationsfluss. Wer muss wann, über was und auf welchem Weg informiert werden.
• Wählen Sie geeignete Tools für die Zusammenarbeit aus: so viele Tools wie nötig, so wenige wie möglich.

Stolperstein „Tagesgeschäft/Linie vs. Projektarbeit“

Ein ganz großes Thema in den meisten Unternehmen. Mitarbeitende jonglieren oft zwischen Projekt und Linie, was die Effizienz beeinträchtigt und vermeidbaren Stress und Druck auslöst.

Lösung

• Auch hier sind die Entscheider:innen gefragt. Schaffen Sie klare Vorgaben für die Zeitaufteilung.
• Priorisieren Sie Projektaufgaben und damit die Erlaubnis, dass das Tagesgeschäft ggf. liegenbleiben darf.
• Ermöglichen Sie fokussiertes Arbeiten ohne Unterbrechungen. 

Stolperstein „Projektmüdigkeit“

Negative Erfahrungen mit früheren Projekten können demotivieren.
„Oh nein, schon wieder ein Projekt.“. „Die nächste Sau, die durch’s Unternehmen getrieben wird.“ „Wird dann eh wieder eingestampft.“ „Ich hab‘ keine Zeit für Projekte, ich muss arbeiten.“ Bekannte Aussagen?

Aus meiner Sicht gibt es verschiedene Ursachen, die zu einer Projektmüdigkeit führen können, z.B.

• Projekte stocken oder fahren sich fest.
• Projektmeetings ziehen sich wie Kaugummi und bleiben ergebnislos.
• Projekte werden mit viel Motivation begonnen und umgesetzt, aber dann nicht ins Tagesgeschäft übernommen. Jemand entscheidet, dass der Projekt-Output doch nicht gebraucht wird.
• Die teamübergreifende Zusammenarbeit funktioniert nicht, Silo-Denken wird gepflegt.

Lösung:

• Räumen Sie die oben bereits genannten Stolpersteine aus dem Weg. 
• Implementieren Sie ein professionelles Projektmanagement, d.h. eine separate Rolle „Projektmanagement“, egal ob intern oder von extern.
• Vermeiden Sie „Projektmanagement nebenher“. Wer das Projektmanagement übernimmt, muss eine neutrale Funktion im Projekt einnehmen können und über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen.

Erfolgreiche Projekte sind kein Zufall, sondern das Ergebnis zielführender  Rahmenbedingungen, gutem Projektmanagement und dem passenden Projektteam.

Bei Ihnen gibt es ein festgefahrenes Projekt? Kontaktieren Sie mich gerne für ein kostenfreies Erstgespräch. Wir sprechen darüber, wo Ihr Projekt steht, wo es knirscht und wie ich Sie unterstützen kann.

„Das Projektmanagement machen meine Fachleute nebenher mit.“ Ein Satz, den ich häufiger höre.
Aus meiner Sicht möglich, wenn die folgenden Fragen mit „JA“ beantwortet werden können. Nehmen wir als Beispiel Herrn Maier, Senior Softwareentwickler.

• Herr Maier weiß, dass er nicht nur seine fachliche Expertise im Projekt einbringen soll, sondern zusätzlich für das Projektmanagement verantwortlich ist?
• Er bekommt ausdrücklich die notwendige Zeit dafür?
• Herr Maier kann gut organisieren, moderieren, strukturieren und kommunizieren?
• Er kann Informationen für alle Projektbeteiligten und die Stakeholder außerhalb des Projektes klar und verständlich aufbereiten?
• Er vertritt seine fachliche Sichtweise im Projekt und ist gleichzeitig neutral und kann die Interessen aller Projektbeteiligten wertschätzen und berücksichtigen?
• Er kann bei Konflikten / Projektstillstand alle Beteiligten an einen Tisch holen und Lösungen erarbeiten?
• Er kann und will Aufgaben nachhalten und damit auch mal nervig sein?

Alle Fragen mit „JA“ beantwortet? Bestens! Das sollte funktionieren.

Fragen auch mit „NEIN“ beantwortet? Mit hoher Wahrscheinlichkeit gehen hier wertvolle Ressourcen und Motivation verloren und es wäre zielführend, zusätzlich eine „Rolle Projektmanagement“ einzuführen.

Projektmanagement ist keine Aufgabe nebenher. Es braucht Menschen mit den notwendigen Fähigkeiten und Eigenschaften. Die Fachleute in einem Projekt sollten sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren dürfen – im Vertrauen, dass jemand da ist, um sich um das „Drumherum“ zu kümmern. Jemand wie ich 🙂

Sie haben Projekte, die (noch) nicht ganz rund laufen? Kontaktieren Sie mich für eine kostenloses Erstgespräch, um Ihren konkreten Bedarf abzustimmen.

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