„Das Projektmanagement machen meine Fachleute nebenher mit.“ höre ich hin und wieder. Beispiel CSRD: Nachhaltigkeitsmanager:innen werden eingestellt, die sich möglichst um alle Nachhaltigkeitsthemen kümmern sollen.  Dazu kommt nun der CSRD-konforme Nachhaltigkeitsbericht. Nicht nur inhaltlich, sondern auch organisatorisch, d.h.: Projektmanagement nebenher. Kann das funktionieren?

Meine Gedanken dazu mit Blick aus dem (Interims-)Projektmanagement:

Können die folgenden Fragen mit „JA“ beantwortet werden?

• Das Nachhaltigkeitsmanagement weiß, dass es auch für das Projektmanagement verantwortlich ist?
• Sie bekommen ausdrücklich die notwendige Zeit dafür?
• Sie können gut organisieren, moderieren, strukturieren und kommunizieren?
• Sie können Informationen klar und verständlich für alle Beteiligten aufbereiten?
• Sind neutral und können die Interessen aller Projektbeteiligten wertschätzen und berücksichtigen?
• Sie können bei Konflikten / Projektstillstand alle Beteiligten an einen Tisch holen und Lösungen erarbeiten?
• Sie können und wollen Aufgaben nachhalten und damit auch mal nervig sein?

Alle Fragen mit „JA“ beantwortet? Bestens! Das sollte funktionieren.

Fragen auch mit „NEIN“ beantwortet? Mit hoher Wahrscheinlichkeit gehen hier wertvolle Ressourcen und Motivation verloren und es wäre zielführend, zusätzlich eine „Rolle Projektmanagement“ einzuführen.

Projektmanagement ist keine Nebenaufgabe. Fachleute in einem Projekt sollten sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können und wissen, dass jemand da ist, um sich um das „Drumherum“ zu kümmern. Jemand wie ich, als Interims-Projektmanagerin 🙂

Sie haben Projekte, die (noch) nicht ganz rund laufen? Kontaktieren Sie mich für eine kostenloses Erstgespräch, um Ihren konkreten Bedarf abzustimmen.

dialog@b-connective.de
0831 – 5800 7151

Ein Unternehmen steht vor der Herausforderung, erstmals einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen. Und gleich der erste Bericht muss CSRD-konform sein, da das Unternehmen unter die Berichtspflicht fällt. Zwei Mitarbeiter haben sich mit der CSRD (Richtlinie) und den dazugehörigen ESRS (Berichtsstandard) beschäftigt und erkannt, dass ein großes Thema auf das gesamte Unternehmen zukommt.

Hier die Eckdaten:

• Familienbetrieb, Mittelstand
• ca. 300 Mitarbeitende
• Produktionsbetrieb
• ein Standort (Deutschland)
• erstmals CSRD-berichtspflichtig ab 1.01.2025 (Geschäftsjahr = Kalenderjahr)
• Berichterstellung 2026 (Bericht über 2025)
• kein Umweltmanagementsystem
• Nachhaltigkeitsmanagerin gerade neu eingestellt
• keine CSR-Software im Einsatz

Vorab: so unterstütze ich generell in Projekten

• Neutrale Rolle
  Bewährt hat sich eine neutrale Rolle im Projektteam. Dadurch kann ich die Interessen aller Projektbeteiligten gleichwertig berücksichtigen.
• Besprechungen
  Meetings haben oft einen schlechten Ruf. Mir ist es ein Anliegen, diesen Ruf zu verbessern.
  Ich bereite Meetings vor / moderiere / stelle Fragen / vereinbare mit dem Projektteam Aufgaben und Termine / fasse Ergebnisse kurz(!) zusammen / verteile  Informationen.
• Nachhalten
  Ich halte vereinbarte Aufgaben und Termine nach. Das hat mir den Ruf, dass ich nervig sei, beschert. 😉
• Hindernisse und Probleme
  In (fast) jedem Projekt tauchen Hindernisse und Probleme auf. Dann hole ich die involvierten  Menschen zusammen und unterstütze die Lösungsfindung.
• Kommunikation und Transparenz
  Als Betriebswirtin (FH) mit vielen Jahren Berufserfahrung im Projektmanagement und der IT verstehe ich i.d.R. die Anliegen der verschiedenen Projektbeteiligten, kann bei Bedarf „übersetzen“ und Informationen für verschiedene Empfängergruppen verständlich aufbereiten.

Im konkreten Projekt: zunächst setzen wir uns zusammen und klären den Projektauftrag.

In der Regel nehmen Leitungsebenen an diesem Gespräch teil. Sinnvoll ist aus meiner Sicht, Mitarbeitende, die im Projekt involviert sein werden, hinzuzunehmen.

• Welche (Nicht-)Ziele verfolgt das Unternehmen?
  Soll der CSRD-Bericht die Basis für die Erarbeitung und Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie sein?
  Sollen „nur“ gesetzliche Minimalanforderungen erfüllt werden?
  Sollen Strukturen und Verantwortungsbereiche erarbeitet und implementiert werden?
  Sollen effiziente (IT-)Prozesse definiert und eingeführt werden?
  Soll eine CSR-Software eingeführt werden?
  …
• Was sind aktuell die größten Herausforderungen?
  Daten liegen nicht bzw. nicht strukturiert vor.
  Es fehlen personelle Ressourcen für dieses Großprojekt.
  Finanzielle Ressourcen sind knapp.
  CSRD-KnowHow nicht ausreichend vorhanden. Zielführende Prozesse fehlen.
  Nachhaltigkeit hatte bisher geringe Priorität.
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
  Welches Projektbudget steht zur Verfügung?
  Welche zeitlichen personelle Ressourcen werden zur Verfügung gestellt?
  Wer ist im Projektteam (Leitungsebenen, Controlling, Nachhaltigkeitsmanagerin, Datenschutz, Wirtschafsprüfung, verschiedene Fachabteilungen, Marketing, Produktion, IT, Rechtsanwalt, externe Beratung, …)?
  Gibt es im Projektteam den Zielkonflikt „Tagesgeschäft versus Projektarbeit“?
  …
• Zeitplan
  Wann soll das Projekt starten und enden?
  Gibt es wichtige Meilensteine?
  Ist die Übergabe ins Tagesgeschäft Teil des Projektes?
  …
• Projektarbeit im Unternehmen
  Gibt es ein standardisiertes Projektmanagement und ggf. nach welchen Projektmanagement-Methoden (Wasserfall, Scrum, Kanban, …?
  Werden Softwareprodukte für das Projektmanagement verwendet?
  Wie und durch wen werden Entscheidungen getroffen?
  Wer ist für welche Themen zuständig?
  Was ist die Projektsprache?
  …

Dann geht es an die eigentliche Projektarbeit

• Projekt-KickOff
  Das Projektteam lernt sich kennen.
  Der Projektauftrag wird besprochen und auf wichtige Ergänzungen und Anpassungen geprüft.
  Erste Arbeitspakete mit Zuständigkeiten und Terminen werden definiert.
• laufende Projektarbeit in Zyklen
  Mit dem Projektteam breche ich Aufgabenberge in machbare Aufgabenpakete inkl. Zuständigkeiten und Umsetzungstermine runter oder definiere Teilprojekte, z.B. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse, Gap Analyse, Datenerhebung, -validierung, -strukturierung, -auswertung, Softwarebeschaffung, Automatisierung, Berichterstellung, …
  Ich unterstütze, sollten in der Umsetzung Probleme auftauchen und kommunizere den aktuellen Stand an verschiedene Stakeholder.
  Anschließend startet dieser Zyklus neu – immer das Ziel, den CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht, im Auge.
• Projektabschluss
  Es erfolgt ein Review und Dokumentation der Ergebnisse.
  Übergabe ins Tagesgeschäft, sofern nicht bereits im laufenden Projekt erfolgt (Changeprozesse und Schulung).

Unternehmen, die erstmals gem. CSRD berichten müssen, stehen vor zahlreichen Herausforderungen.
In meinen Gesprächen werden vor allem diese Punkte genannt:

• unklare, sich weiterhin ändernde gesetzliche Anforderungen
• hoher Aufwand und gleichzeitig fehlende Ressourcen
• Zeitdruck
• unklare Zuständigkeiten im Unternehmen
• fehlende Daten
• keine (automatisierten) Prozesse
• Zweifel am Nutzen eines Nachhaltigkeitsberichtes
• DSVGO versus CSRD
• Excel oder Spezialsoftware

Lösungsansatz? Aus meiner Erfahrung hilft es, in einer solchen Situation ein Projekt aufzusetzen und auf Sicht zu fahren. Das heißt für mich, das weit entfernte Ziel (also den CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht) im Blick zu behalten und den Weg dort hin in machbare Arbeitspakete runterzubrechen.
Beispielhaft hier im use case beschrieben. (use case)

Herausfordernd, aber machbar.