Tipps & Tricks: Meetings effizient gestalten.

Meetings haben einen schlechten Ruf – leider, denn gute Meetings bringen das Projekt und das Projektteam voran.

Hier ein paar Tipps & Tricks aus meinem Projektmanagement-Werkzeugkasten, die ich besonders gerne nutze und zielführend sind.

 💡 Nur(!) die Teilnehmer:innen einladen, die für das Meeting wirklich gebraucht werden.

Unsicher, wer dies ist? Vor Versand der Einladung gemeinsam abstimmen! Teilnehmer:innen, die nicht wissen, warum sie teilnehmen, verändern die Stimmung im Meeting, sodass der Flow verloren gehen kann.

 💡 Einladung immer mit klarer, aussagekräftiger Agenda versenden.

Welche Themen werden besprochen? Was sind die Ziele (Information, Brainstorming, Entscheidungen)? Aussagekräftigen Titel der Einladung nicht vergessen!

 💡 Technik vor dem Meeting prüfen.

Funktioniert alles? Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher, Konferenz-Software, digitales Whiteboard, etc.
Zeit ist für die meisten Menschen heute knapp und kostbar. Daher sollten wir achtsam mit ihr umgehen. Auch mit der Zeit Anderer!

 💡 Moderation als neutrale Rolle.

Wer moderiert, muss alle Beiträge neutral aufnehmen und wertschätzen können. Eigene (fachliche) Interessen müssen in diesem Moment zurücktreten. Aus meiner Sicht ist dies eine der größten Herausforderungen, wenn Fachleute im Projektteam „Projektmanagement nebenher“ machen.

 💡 Konzentrierte, fokussierte Arbeits-Atmosphäre. Und gleichzeitig wertschätzend, leicht und locker.

Ist eine Kunst für sich, aber hier liegt aus meiner Sicht ein sehr wirkungsvoller Hebel für effiziente Meetings. Entscheidend ist dafür vor allem die Persönlichkeit des/der Moderator:in. Wenn dies gelingt, wird das Feedback am Ende vermutlich lauten: so machen Meetings Spaß.

 💡 Themenparkplatz nutzen.

Themenparkplatz auf Flipchart oder Whiteboard (auch virtuell) einrichten und z.B. durch ein großes, blaues „P“ visualisieren. Alle Themen, die behandelt werden müssen, aber für dieses Meeting weder wichtig noch dringend sind, werden dort notiert. Essentiell: das Thema muss später wirklich aufgenommen und bearbeitet werden, sonst geht Vertrauen verloren und der Themenparkplatz funktioniert nicht mehr.

 💡  Time Boxing einführen.

Teilnehmer:innen verlieren sich in Endlosdiskussionen? Entweder konsequent unterbrechen und/oder für jedes Thema vorher festlegen, wieviel Zeit investiert wird. Wichtig: an die Zeitvorgaben halten, ggf. braucht es ein Folgemeeting.

 💡 Zu Projekt-/Meetingbeginn die Entscheidungsfindung festlegen.

Wie werden Entscheidungen getroffen? Entscheidet die Mehrheit? Entscheidung im Konsenz/Konsent? Entscheiden die Ranghöchsten?
Sobald ein Thema ausdiskutiert scheint, Entscheidungsvorschlag formulieren und zur Abstimmung geben.

 💡 Klares, aussagekräftiges Protokoll erstellen.

Wie lang? So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Wichtig ist, relevante Sachverhalte, alle Entscheidungen und Aufgaben (wer? was? bis wann?) festzuhalten und das Protokoll zeitnah zu verteilen.

Mit diesen Tipps und Tricks sollte das nächste Meeting effizient(er) ablaufen. 💪🏻 😊

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