Use Case: Projekt „CSRD-Nachhaltigkeitsbericht“

Ein Unternehmen steht vor der Herausforderung, erstmals einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen. Und gleich der erste Bericht muss CSRD-konform sein, da das Unternehmen unter die Berichtspflicht fällt. Zwei Mitarbeiter haben sich mit der CSRD (Richtlinie) und den dazugehörigen ESRS (Berichtsstandard) beschäftigt und erkannt, dass ein großes Thema auf das gesamte Unternehmen zukommt.

Hier die Eckdaten:

• Familienbetrieb, Mittelstand
• ca. 300 Mitarbeitende
• Produktionsbetrieb
• ein Standort (Deutschland)
• erstmals CSRD-berichtspflichtig ab 1.01.2025 (Geschäftsjahr = Kalenderjahr)
• Berichterstellung 2026 (Bericht über 2025)
• kein Umweltmanagementsystem
• Nachhaltigkeitsmanagerin gerade neu eingestellt
• keine CSR-Software im Einsatz

Vorab: so unterstütze ich generell in Projekten

• Neutrale Rolle
  Bewährt hat sich eine neutrale Rolle im Projektteam. Dadurch kann ich die Interessen aller Projektbeteiligten gleichwertig berücksichtigen.
  
  
• Besprechungen
  Meetings haben oft einen schlechten Ruf. Mir ist es ein Anliegen, diesen Ruf zu verbessern.
  Ich bereite Meetings vor / moderiere / stelle Fragen / vereinbare mit dem Projektteam Aufgaben und Termine / fasse Ergebnisse kurz(!) zusammen / verteile  Informationen.
  
  
• Nachhalten
  Ich halte vereinbarte Aufgaben und Termine nach. Das hat mir den Ruf, dass ich nervig sei, beschert. 😉
  
  
• Hindernisse und Probleme
  In (fast) jedem Projekt tauchen Hindernisse und Probleme auf. Dann hole ich die involvierten  Menschen zusammen und unterstütze die Lösungsfindung.
  
  
• Kommunikation und Transparenz
  Als Betriebswirtin (FH) mit vielen Jahren Berufserfahrung im Projektmanagement und der IT verstehe ich i.d.R. die Anliegen der verschiedenen Projektbeteiligten, kann bei Bedarf „übersetzen“ und Informationen für verschiedene Empfängergruppen verständlich aufbereiten.

Im konkreten Projekt: zunächst setzen wir uns zusammen und klären den Projektauftrag.

In der Regel nehmen Leitungsebenen an diesem Gespräch teil. Sinnvoll ist aus meiner Sicht, Mitarbeitende, die im Projekt involviert sein werden, hinzuzunehmen.

• Welche (Nicht-)Ziele verfolgt das Unternehmen?
  Soll der CSRD-Bericht die Basis für die Erarbeitung und Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie sein?
  Sollen „nur“ gesetzliche Minimalanforderungen erfüllt werden?
  Sollen Strukturen und Verantwortungsbereiche erarbeitet und implementiert werden?
  Sollen effiziente (IT-)Prozesse definiert und eingeführt werden?
  Soll eine CSR-Software eingeführt werden?
  …
  
  
• Was sind aktuell die größten Herausforderungen?
  Daten liegen nicht bzw. nicht strukturiert vor.
  Es fehlen personelle Ressourcen für dieses Großprojekt.
  Finanzielle Ressourcen sind knapp.
  CSRD-KnowHow nicht ausreichend vorhanden. Zielführende Prozesse fehlen.
  Nachhaltigkeit hatte bisher geringe Priorität.
  
  
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
  Welches Projektbudget steht zur Verfügung?
  Welche zeitlichen personelle Ressourcen werden zur Verfügung gestellt?
  Wer ist im Projektteam (Leitungsebenen, Controlling, Nachhaltigkeitsmanagerin, Datenschutz, Wirtschafsprüfung, verschiedene Fachabteilungen, Marketing, Produktion, IT, Rechtsanwalt, externe Beratung, …)?
  Gibt es im Projektteam den Zielkonflikt „Tagesgeschäft versus Projektarbeit“?
  …
  
  
• Zeitplan
  Wann soll das Projekt starten und enden?
  Gibt es wichtige Meilensteine?
  Ist die Übergabe ins Tagesgeschäft Teil des Projektes?
  …
  
  
• Projektarbeit im Unternehmen
  Gibt es ein standardisiertes Projektmanagement und ggf. nach welchen Projektmanagement-Methoden (Wasserfall, Scrum, Kanban, …?
  Werden Softwareprodukte für das Projektmanagement verwendet?
  Wie und durch wen werden Entscheidungen getroffen?
  Wer ist für welche Themen zuständig?
  Was ist die Projektsprache?
  …

Dann geht es an die eigentliche Projektarbeit

• Projekt-KickOff
  Das Projektteam lernt sich kennen.
  Der Projektauftrag wird besprochen und auf wichtige Ergänzungen und Anpassungen geprüft.
  Erste Arbeitspakete mit Zuständigkeiten und Terminen werden definiert.
  
  
• laufende Projektarbeit in Zyklen
  Mit dem Projektteam breche ich Aufgabenberge in machbare Aufgabenpakete inkl. Zuständigkeiten und Umsetzungstermine runter oder definiere Teilprojekte, z.B. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse, Gap Analyse, Datenerhebung, -validierung, -strukturierung, -auswertung, Softwarebeschaffung, Automatisierung, Berichterstellung, …
  Ich unterstütze, sollten in der Umsetzung Probleme auftauchen und kommunizere den aktuellen Stand an verschiedene Stakeholder.
  Anschließend startet dieser Zyklus neu – immer das Ziel, den CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht, im Auge.
  
  
• Projektabschluss
  Es erfolgt ein Review und Dokumentation der Ergebnisse.
  Übergabe ins Tagesgeschäft, sofern nicht bereits im laufenden Projekt erfolgt (Changeprozesse und Schulung).